De Wwft-check neemt letterlijk werk uit handen

“Als ik van administratie zou houden, was ik geen makelaar geworden maar werkte ik wel als administrateur”, lacht Diederik Smeets van makelaarskantoor Listed in Eindhoven wanneer hem gevraagd wordt naar zijn ervaring met de Wwft-check, de nieuwste digitale dienst van Vidua Wonen. “Deze service neemt mij zoveel administratief werk uit handen. Het scheelt me wel een halfuur per dossier. Tijd die ik kan gebruiken voor werk waar ik wel van hou: het adviseren van mensen bij het vervullen van hun woonwens.”

Sherlock Holmes

Begin mei is de nieuwe Wwft-check live gegaan na een pilot die om en nabij de twee maanden heeft gelopen en waaraan een groep van ongeveer 100 makelaars heeft meegedaan. Ronald Carpentier, CEO van Vidua Vastgoed, vertelt hoe de nieuwe dienst tot stand is gekomen. “Het is een gegeven dat makelaars aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten voldoen door klantonderzoek te doen, dit vast te leggen in een rapport en een risicobeoordeling van hun klant toe te voegen. De manier waarop ze dat moeten doen, is echter niet heel duidelijk omschreven. Er zijn geen keiharde regels en makelaars weten vaak niet of ze het helemaal goed doen.” Naast deze onduidelijkheid, is het ook een ongemakkelijk proces. Het komt er tenslotte op neer dat de makelaar een inschatting moet maken of een koop-klant zijn geld wel rechtmatig heeft verkregen. “Als een soort Sherlock Holmes moet de makelaar bijvoor- beeld vragen of hij bewijzen mag zien als de klant zegt dat het geld uit een schenking of erfenis komt.”

Professionalisering

Ondanks dat er diverse tools op de markt zijn om de makelaar te ondersteunen bij het doen van Wwft-onder-zoek, dachten ze bij NVM Holding toch ‘dit kan anders’. “We zijn de ontwikkeling van de nieuwe dienst gestart omdat onze makelaars vroegen om een professionali- sering van de geboden hulp. En ook graag op een plek waar ze hun klanten al beheren om de extra administratieve handeling van het importeren van de gegevens in een ander systeem te voorkomen”, vervolgt Ronald. Daarop zijn Vidua Vastgoed, de Juridische Dienst van NVM, Realworks en een groep makelaars samengekomen. “De Wwft-check, met een integratie in Realworks en Move, werd geboren. Een digitale dienst die de makelaar letterlijk werk uit handen neemt omdat de klant namelijk zelf een online vragenlijst invult. Daarbij maakt de klant gebruik van Vidua, een digitale identiteit op het allerhoogste niveau, waarvoor ze zich eenmalig dienen te registreren. De online vragenlijst wordt aangevuld met automatische bronnenchecks. Daarna kan de klant het rapport zelf ondertekenen met Vidua en het totaal wordt automatisch toegevoegd in het Realworks-dossier. De makelaar hoeft alleen nog de risicobeoordeling toe te voegen. En dan is er in de meeste gevallen aan de Wwft-verplichtingen voldaan.”

Slager keurt eigen vlees

Diederik Smeets steekt niet onder stoelen of banken dat hij heel enthousiast is over de nieuwe digitale dienst van de NVM. “Als ik een dossier heb met twee kopers en twee verkopers en ik moet handmatig de antwoorden op de diverse Wwft-vragen inkloppen, ben ik daar behoorlijk wat tijd aan kwijt. Daarbij voelt het ook een beetje vreemd dat ik als slager mijn eigen vlees keur. Ik heb tenslotte een financieel motief om mijn klanten goed te beoordelen. Nu ligt de verantwoordelijkheid voor het invullen van de check bij de klant en controleert een automatisch systeem de bronnen. Ik hoef daar alleen mijn oordeel aan toe te voegen.” Diederik vertelt dat zijn klanten er geen enkel probleem mee hebben om dit werk zelf te doen. “Sterker nog, als ik het offerte-traject heb doorlopen met een klant en we zijn tot een overeenstemming gekomen, merk ik aan de klant dat ze zin hebben om eraan te beginnen. Als het dossier is aangemaakt in Move en de identificatie is gedaan met Vidua, kan de klant als eerste stap naar de aan- of verkoop van een nieuwe woning alvast de Wwft-check doen. Zo behouden we het momentum, ook als het misschien nog wel een week duurt voordat de eerste bezichtiging ingepland wordt.”

Veiligheid

Naast gebruiksgemak voor zowel de makelaar als de klant, is het werken met de digitale dienst ook een stuk veiliger. Ronald legt uit: “Makelaars moeten de Wwft-dossiers vijf jaar bewaren voordat ze vernietigd mogen worden. Bijna onbegonnen werk als je dat zelf in de gaten moet houden. Maar als dat digitaal gebeurt, gaat er gewoon een klokje lopen dat na vijf jaar vraagt of je nog een relatie hebt met de klant. Is dat niet het geval, wordt het dossier vernietigd. Daarnaast hoeft er op deze manier geen privacy gevoelige informatie heen en weer gestuurd te worden via email. Ook is door de digitale identificatie met Vidua het kopie paspoort verleden tijd. Alles bij elkaar een stuk veiliger.” Diederik sluit zich aan bij deze opmerking: “Met deze nieuwe Wwft-check ben ik niet alleen transparant naar de klant over het verplichte onderzoek maar faciliteer ik hen ook met een moderne, professionele en veilige oplossing. Win-win, als je het mij vraagt.”